Na spotkaniu biznesowym trzeba zadbać o budowanie od samego początku jak najbardziej pozytywnej, przyjemnej atmosfery, która sprzyja rozmowom i budowaniu zaufania odbiorcy. Musimy wzbudzić w nim poczucie, że jesteśmy najlepszymi partnerami biznesowymi, których poszukiwał i warto z nami współpracować albo powierzyć nam wykonanie
Zdarzyło Ci się dostać kopniaka pod stołem na spotkaniu biznesowym? A może przez całą drogę z targów do domu zastanawiałeś się, dlaczego Twój rozmówca tak chłodno Cię potraktował? Każdy z nas popełnia gafy – dziś podpowiadamy, jak ich uniknąć, opanowując podstawy trudnej sztuki savoir-vivre’u! Dobre maniery, uprzejmość, dyskrecja i aura profesjonalizmu otwierają dziś wiele drzwi; zwracają uwagę i zostają w pamięci na długo. Szczególnie światem biznesu rządzą surowe reguły, których zlekceważenie może nas słono kosztować… Te, które tu przedstawimy, łatwo zapamiętać, a dzięki temu – niedużym nakładem wysiłku zaoszczędzić sobie wstydu. Strój odpowiedni do okazji: w doborze garderoby targowo-konferencyjnej kierujmy się zasadą „mniej znaczy więcej”. Powinniśmy prezentować się profesjonalnie i elegancko. Zrezygnujmy ze zbędnych ozdób, postawmy na stonowane kolory. Zasada głosi, że im późniejsza pora dnia, tym ciemniejszy odcień garnituru należy wybrać. Miejsce w samochodzie: jako najlepsze i „najelegantsze” uważa się to z tyłu, po przekątnej od kierowcy – dlatego, gdy chcemy zrobić wrażenie na ważnym gościu, to tam powinniśmy go usadzić. Jeśli jednak jesteśmy gospodarzami lub nieco lepiej znamy naszego gościa, powinniśmy zaoferować mu miejsce z przodu, obok siebie. Wstawanie na powitanie: osoba o niższej randze zawodowej lub towarzyskiej wstaje przy witaniu się z osobą o randze wyższej. Również gdy jesteśmy sobie równi lub wyżej postawieni, wypada wstać na powitanie osoby dowolnej płci… z jednym wyjątkiem: kobieta podająca rękę mężczyźnie może siedzieć. Pierwszeństwo w podawaniu ręki: w miejscu pracy osoba o wyższym stanowisku jako pierwsza wyciąga rękę do podwładnego lub osoby młodszej, zaś poza miejscem pracy kierujemy się dodatkowo zasadą, że to kobieta podaje rękę mężczyźnie. Całowanie w rękę: choć uchodzi za szarmanckie, na spotkaniu biznesowym może dziś zostać źle odebrane. Należy też pamiętać, że to zwyczaj w wielu krajach zupełnie nieznany. Miejsca przy stole: dobrze, by gospodarze danego miejsca siedzieli przodem do drzwi. Dekorując stół wazonem z kwiatami powinni też zadbać o to, by nie zajmował on zbyt wiele miejsca ani nie zasłaniał rozmówców. Wymiana wizytówek: dane kontaktowe wymieniamy na końcu rozmowy lub spotkania: pozwala to na uniknięcie dzielenia się bilecikami z osobami, z którymi wolelibyśmy nie utrzymywać kontaktu. Polecane wpisy
Zamiast tego wypada telefonicznie odmówić (nigdy przez e-mail, czy sms, o ile nie zaznaczono takiej formy), uprzejmie dziękując za zaproszenie. - Można powiedzieć na przykład: to brzmi świetnie, ale tym razem nie uda mi się przybyć. Może następnym razem - radzi Randall. W dobrym tonie będzie również zaznaczenie, że doceniamy
Wiele rozmów o interesach prowadzi się poza firmą, a najważniejsze decyzje często zapadają nie w gabinetach i biurach, lecz w zaciszu restauracji podczas biznesowych spotkań, np. kolacji. Niezależnie od tego, czy spotkanie odbywa się na początku czy też na zakończenie procesu negocjacji, mniej formalne okoliczności pomagają zacieśniać relacje z kontrahentem. Warto wcześniej zapoznać się z obowiązującą etykietą, aby nie popełnić gafy i tym samym nie zamknąć przed sobą drogi do podpisania intratnych kontraktów. Organizator biznesowej kolacji Na organizatorze spoczywa wiele obowiązków, o których warto pomyśleć jeszcze przed złożeniem zaproszenia: Wybór odpowiedniej restauracji Nie jest to łatwe zadanie. Należy wziąć pod uwagę zarówno jakość podawanych potraw, jak i panującą w lokalu atmosferę oraz jego styl. Ważne, żeby zaproszeni czuli się komfortowo. Unikajmy pytania gościa, gdzie chciałby się spotkać. To niepotrzebny stres, szkodzący atmosferze jeszcze przed rozpoczęciem spotkania, ponieważ osoba zapraszana może nie znać restauracji (zwłaszcza jeśli nie mieszka w tym samym mieście) lub po prostu w nich nie bywać, nie wie też, jaką kwotę planujemy przeznaczyć. W lepszym tonie będzie zadanie pytania o rodzaj kuchni, którą preferuje nasz potencjalny kontrahent, a organizacją zająć się już samodzielnie lub zdecydować się na restaurację z szerokim menu. Warto wybrać się wcześniej do lokalu, sprawdzić jakość podawanych potraw, ich ceny oraz usytuowanie stolików i poziom hałasu, który mógłby zakłócić rozmowy. Rezerwacja Idealny stolik, rezerwowany z myślą o spotkaniu biznesowym, powinien zapewniać komfort swobodnej rozmowy oraz dyskrecję, a zatem być usytuowany w cichym miejscu, zdecydowanie nie przy wejściu oraz nie na drodze do toalety ani do kuchni. Maszerujący za plecami kelnerzy lub inni goście nie sprzyjają biznesowym rozmowom. Zaproszenie Istotne jest jasne sformułowanie informacji, kto jest stroną zapraszającą oraz jaką formę ma spotkanie. To rozstrzyga wiele kwestii, np. kto płaci za kolację czy jaki strój będzie najodpowiedniejszy. Podstawowe informacje to: zapraszający (sam czy z żoną, współpracownikiem, partnerem biznesowym); zapraszany (ponownie – sam czy z żoną, współpracownikiem, partnerem biznesowym); forma spotkania (śniadanie, obiad, koktajl, kolacja), od której zależą czas oraz strój; miejsce (dokładny adres); data i godzina. Pojawienie się na miejscu Organizator spotkania zobowiązany jest przybyć na miejsce 15 minut przed ustalonym czasem, aby spokojnie sprawdzić, czy wszystko jest gotowe, oraz poczynić wstępne uzgodnienia z kelnerem. Zamówienie należy złożyć po przybyciu gości, ale czekając, możemy sobie pozwolić na coś do picia, np. wodę lub kawę. Jeśli z jakiegoś powodu organizator i gość przybywają na miejsce spotkania w tym samym czasie, powinno się przepuścić gościa, prosząc kelnera o wskazanie miejsca rezerwacji. Rola doradcy Organizator kolacji powinien potrafić doradzić partnerowi/gościowi, w czym specjalizuje się dana restauracja i jakiego dania warto spróbować. Zawsze to gość składa zamówienie jako pierwszy. Organizator sam powinien już być zdecydowany, co wybierze i nie zastanawiać się zbyt długo ani nie prosić kelnera o opisywanie kolejnych pozycji (na takie ustalenia z kelnerem mamy czas przed przyjściem gości). Punktualność Punktualność w biznesie to podstawa. W dzisiejszych czasach spóźnianie się i tłumaczenie korkami to oznaka braku szacunku. Jest ono niedopuszczalne w przypadku organizatora kolacji, natomiast jeśli jesteśmy gościem, spóźnienie do 10 minut kwitujemy krótkim „Przepraszam za spóźnienie”, a jeżeli istnieje prawdopodobieństwo, że spóźnimy się bardziej, obowiązkowo powiadamiamy o tym stronę czekającą. Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści Pozostałe 62% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
.